外資系OLの眼鏡

交際2年のカナダ人と、同棲生活1年で入籍。国際恋愛のコツ/外資系OLの仕事術/旅情報/日々の気づきなど、のびのび更新中。

【仕事】読みやすい文章を書くには【ビジネス向け】

 

先日、あと推敲して投稿するだけだった記事を残してネットがダウンしてしまい、もう不貞腐れて寝てしまいました orz

こまめな保存は大事だなぁと、卒論書いてた時ぶりに痛感しました。

 

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卒論と言えば

最低A4用紙◯◯ページという要件に、みんなヒーヒー言って書いてた記憶があります。

私は昔からわりと文章を書くのは得意で(その代わりアドリブで口からでまかせ話すのは苦手です)作文やレポートを書くとある程度の量はすぐにいってしまうので、むしろそこから「減らす」工夫をしてきました。

かつ短くても情報量のある、筋肉質な文章を書くことを心がけています。

その結果、嬉しいことにビジネスシーンでも「読みやすい」と言っていただけることが多いです。ほんとに嬉しい。照

そこで本日は、経験から編み出したコツをお伝えできればと思います。

 

読みやすい文章を書くコツ

その① フォントを考慮する

いきなり見た目かいって感じですが、これは重要。

私はオフィスメールでは、日本語:ゴシック体/英数字:calibri を使っています。

明朝体を使っている人も多いですが、個人的には線の抑揚が少ない上記フォントが気に入っています。英数字はArial派の人も多いですね(友達が「ほら、あのアリエルみたいなやつ」って言ってたのをArialフォントを選択する度に思い出します)。

ちなみに会社のパワポ神みたいな先輩が「俺はいつもMeiryo」と言っていましたが、確かにMeiryoは日本語でも英数字でも抑揚が少ないので、使い分けが不要で便利ですね。Power PointとExcelで特に見やすいです。

その② 漢字とひらがなのバランスを意識する

さぁ見た目を整えたところで…また見た目の問題です。笑

下記の二文を見比べてみてください。

  1. 本件至急社内で共有後、確認次第御報告致します。
  2. この件についてはいったん社内でシェアし、わかりしだいご連絡させていただきます。
  3. 本件については社内で急ぎ共有し、確認でき次第ご報告いたします。

やや極端ですが、1.や2.みたいな見た目になっていたら、3.に近付けるよう工夫します。 

「承知しました」と「かしこまりました」、「宜しくお願い申し上げます」と「よろしくお願いいたします」なども、文面の黒さによって使い分けたりします。

 ③一文は、メール作成画面で一行分ぐらいにする

作成画面の大きさにもよりますが、要は一文をダラダラ長くしないということです。

  • 順接の「ので」を用いた文章が長い場合、一度切って「そのため」とかで二文目を始める
  • 文章に様々な要素が入って長くなる場合、箇条書きや記号(=や↔︎など)を使えないか考える
  • (社内メールなど特に)慇懃すぎる言葉遣いは、簡潔な丁寧語に置き換えてみる

↑最後に挙げた例として、「今回のミーティングでは分析データ資料は準備する必要がないということでお間違いないでしょうか。ご確認をいただけますと幸いです。」を「〜資料は不要と理解します。」みたいに書くのが密かにお気に入りです。笑

しかも、前者の書き方だとメールを受け取った人は「それで間違いないよ」と返事をする必要に駆られるけれど、後者だと不要ならそのままで良し、もし必要な場合のみ「必要だよ!」と返事すれば良いので、メールのやり取り=消費エネルギーを抑えることができます。

 

オフィスワーク=クリエイティブ

内勤オフィスワーカーでも、ちょっとした創意工夫で自分や一緒に働く人がやりやすくなる・幸せになる。これこそクリエイティビティではないかと。

クリエイティビティが、メディアやデザインなど一部の職種に必要な能力だと思われていたのはもうひと昔!?前のこと。

そう言えば明日から就活本格解禁らしいですね(「本格」というのが大人の世界のずるさを表しているが…)。就活生の皆さん、頑張ってください!

 

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